Com apoio da sua ferramenta de gestão

Antes de qualquer plano de ação bem-sucedido, existe uma etapa decisiva e frequentemente negligenciada: identificar corretamente o problema. A maioria das ações fracassa não por execução ruim, mas porque o ponto de partida foi equivocado. Resolver o que não é realmente o problema é desperdiçar tempo, recurso e foco.

Este artigo explora, de forma aprofundada, o processo de reconhecimento de um problema real dentro de uma organização, conectando essa etapa com a eficiência do método 5W2H e o suporte que ferramentas digitais, como o Gestão Além da Teoria, oferecem na estruturação e organização da análise.

O que é um problema real?

Na prática da gestão, o termo “problema” costuma ser usado de forma ampla e imprecisa. Reclamações, sintomas, ruídos operacionais ou atrasos são frequentemente tratados como problemas — quando, na verdade, são apenas manifestações de causas mais profundas.

Um problema real é uma condição ou fator que impede o desempenho esperado de um processo, sistema ou resultado mensurável. Ele pode estar associado a um desvio de padrão, quebra de expectativa ou risco identificado. Sua existência deve ser verificável e sustentada por dados ou evidência factual.

Sintomas não são problemas

Confundir sintomas com causas é o erro mais comum na gestão operacional. Veja os exemplos abaixo:

• Sintoma: Cliente recebeu produto errado.

  Possível problema real: Falha no sistema de etiquetagem logística.

• Sintoma: Alto índice de retrabalho.

  Problema real: Ausência de padronização na inspeção final.

• Sintoma: Equipe desmotivada.

  Problema real: Falta de feedback e reconhecimento formal.

Enquanto os sintomas são visíveis e imediatos, o problema real exige investigação, escuta, observação e análise de processos.

Critérios para reconhecer um problema real

Ao identificar um possível problema, utilize os seguintes critérios:

• Ocorrência factual: Há registros concretos, dados ou relatos recorrentes?
• Impacto mensurável: Ele compromete um indicador-chave (tempo, qualidade, custo, satisfação)?
• Desvio de padrão: O problema rompe com um procedimento, regra ou expectativa formal?
• Recorrência ou tendência: É um evento isolado ou se repete de forma sistemática?

Se um ponto atende a dois ou mais desses critérios, ele provavelmente é um problema real e não apenas uma ocorrência eventual.

Métodos para identificar o problema corretamente

Não basta intuição — a identificação precisa exige método. Abaixo, apresentamos algumas abordagens estruturadas:

1. Observação direta: acompanhar o processo “no gemba”, onde ele acontece. Técnica oriunda do Lean.

2. Entrevistas e escuta ativa: conversar com quem executa, valida ou recebe o processo. Evite apenas ouvir os líderes.

3. Dados e registros: análises de não conformidades, retrabalhos, tempo médio de execução, feedbacks de cliente.

4. Técnica dos 5 Porquês: questionar repetidamente “por que isso acontece?” até chegar na causa raiz.

5. Diagrama de Ishikawa: estrutura gráfica que ajuda a mapear possíveis causas agrupadas por categorias (método, material, mão de obra, etc).

Erros comuns na identificação de problemas

Alguns comportamentos recorrentes atrapalham o processo de reconhecimento de problemas:

• Generalização: “Sempre dá erro nesse setor” — sem evidência objetiva.
• Transferência de culpa: Apontar a falha a um indivíduo antes de entender o processo.
• Suposição baseada em hierarquia: Tomar como verdade a opinião do superior direto, sem checagem na operação.
• Foco excessivo em urgência: Atacar o efeito sem estudar a origem do problema.

Como sua ferramenta de gestão auxilia nesse processo

Na plataforma Gestão Além da Teoria, o processo de identificação de problemas é estruturado com base em lógica e clareza. Ao registrar uma nova situação, o sistema exige que o usuário:

• Descreva o que está ocorrendo com clareza e objetividade;
• Associe o problema a um setor, indicador ou processo específico;
• Inclua evidências, observações ou padrões recorrentes;
• Classifique se o item está sendo observado, discutido ou validado como ação;
• Crie uma trilha de análise que será usada no plano 5W2H posteriormente.

Com isso, evita-se o erro de “agir por impulso”. A decisão de iniciar um plano só é tomada quando o problema real foi formalmente identificado, caracterizado e priorizado. Isso profissionaliza a gestão e reduz retrabalho.

Conclusão: Problema bem definido é meio caminho para a solução — e sua ferramenta garante isso

Definir corretamente o problema é o primeiro e mais importante passo de qualquer processo de melhoria. Toda ação baseada em suposições ou pressa tende a gerar desperdícios, frustrações e baixa efetividade. Um problema mal definido é, por definição, uma ação mal direcionada.

Com a plataforma Gestão Além da Teoria, esse desafio é enfrentado de forma sistematizada. O sistema incentiva a clareza, exige contextualização, cria histórico de análises e só então permite que a ação seja planejada via 5W2H. Isso elimina o improviso e estrutura a execução com inteligência.

Em vez de apagar incêndios, sua equipe passa a agir com método. E problema bem definido, como já dizia Peter Drucker, é problema quase resolvido.